Entenda como o eSocial pode facilitar a rotina da sua empresa e como ele vem evoluindo com o tempo!
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Para atender a todas as necessidades e realidade, ele está sendo constantemente revisitado e ajustado. Com isso, o sistema já passou por diversas evoluções.
Apesar do eSocial estar em vigor há um bom tempo — desde 2014 —, ele ainda pode soar um pouco confuso para algumas pessoas. Mas, se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, não se preocupe. Reunimos uma série de informações sobre a evolução e as mudanças do sistema.
Quer acompanhar todas elas? Então, continue lendo com atenção!
O que é eSocial?
O eSocial é um sistema desenvolvido pelo governo, com o objetivo de unificar e simplificar a entrega de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias imprescindíveis para qualquer empresa. O eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e foi criado em 2014.
A ideia é estabelecer uma padronização que facilite a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dessas informações para todos os órgãos que precisam acessá-las. Por isso, o eSocial substitui o preenchimento e a entrega de uma série de outros formulários e declarações separados, tais como:
- A GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social)
- A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
- O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
- A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), entre outros.
Todos os empregadores devem prestar informações ao eSocial. Quem não cumprir com essa obrigação será penalizado com multa, seja pessoa física, MEI ou pessoa jurídica de maior porte. Desde a última fase de implementação do cronograma, em janeiro de 2023, nenhuma empresa está de fora do eSocial. As empresas que não efetivarem os envios dos dados a partir de janeiro de 2023 estarão sujeitas a penalidades do governo federal, e as multas podem variar de R$ 400,00 a R$ 181.284,63.
Além dos seus dados, a empresa deve informar também os dados dos colaboradores, porém, de maneira unificada, já que antes eram emitidos vários formulários.
Com isso, o empregador tem o cumprimento das suas obrigações facilitado, tudo em ambiente digital, integrado e com automação na transmissão de dados importantes. Essa iniciativa veio para modernizar o controle da fiscalização trabalhista e RFB (Receita Federal do Brasil).
Além de contribuir para a melhoria do tempo de registro de novas informações, essa ferramenta oferece dados atualizados em tempo real, garantindo os direitos dos trabalhadores e atuando na resolução de questões relacionadas à informalidade no trabalho.
A iniciativa foi tomada por diversos órgãos vinculados ao Governo Federal, como:
- A Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, que inclui a Secretaria de Previdência, Secretaria de Trabalho e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
- A Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil
- A Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade
- A Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital.
Para acessar o eSocial, é preciso fazer o cadastro prévio e a atribuição do selo de confiabilidade no Portal Gov.br. Esse cadastramento é realizado uma única vez e necessário para os processos de acesso.
Como enviar os eventos do eSocial?
Os eventos do eSocial são aquelas informações que as empresas devem enviar ao sistema informatizado do governo sobre a relação trabalhista, previdenciária e fiscal com os seus empregados.
O e-Social possui 48 tipos de eventos que, por sua vez, são classificados em 4 tipos: eventos iniciais, eventos de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos. Cada tipo de evento tem uma sequência de envio e um prazo específico. Alguns exemplos de eventos são:
- S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público
- S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
- S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social
- S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos
- S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
Esses dados podem ser enviados, basicamente, de duas maneiras: pelo portal do eSocial ou através de software utilizado pela empresa. Pelo portal do eSocial, o negócio deve acessar o site oficial e fazer o login com o seu certificado digital ou código de acesso.
Lá, há diferentes módulos para cada tipo de empregador, como o módulo doméstico, o módulo simplificado e o módulo web geral. Em cada módulo, é preciso fazer o preenchimento dos formulários eletrônicos, seguindo a ordem lógica de envio e as orientações do manual.
Pelo software de uso da empresa, é necessário seguir as orientações dos desenvolvedores. O software deve estar adequado para a transferência dos arquivos dos eventos ao eSocial, seguindo o layout e o cronograma estabelecidos pelo governo.
O que pode gerar multas no eSocial?
É preciso redobrar a atenção quanto ao registro das informações, afinal, alguns equívocos podem ocasionar multas, tal como:
- Informar o prazo errado de admissão de pessoal
- Manter trabalhadores sem os devidos registros
- Não atualizar regularmente os dados dos empregados
- Omitir informações da Folha de Pagamento
- Não efetuar o pagamento do FGTS
- Deixar de informar afastamentos e acidentes de trabalho
- Não registrar o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional)
- Não informar os eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho).
O que é a qualificação cadastral do eSocial?
A qualificação cadastral é uma das etapas do eSocial, que possibilita uma série de consultas sobre os dados do profissional. Isso agiliza o trabalho e aponta inconsistências nas informações, permitindo que as divergências sejam corrigidas.
A ideia é verificar dados como:
- Nome completo do profissional;
- Data de nascimento;
- Número do CPF;
- Número do NIS etc.
Tudo isso com a finalidade de unificar os registros e fornecer informações mais precisas para qualquer órgão que precise consultar esses dados em algum momento. Desse modo, a qualificação cadastral é uma maneira de facilitar tanto a vida das empresas quanto dos empregados.
Lembrando que qualquer divergência existente entre os dados que constam no sistema e os dados informados pela empresa podem impedir o trabalhador de acessar seus benefícios. Então, é fundamental fazer a regularização dessas informações para que haja o acesso de FGTS, aposentadoria etc.
Quais foram as últimas mudanças no eSocial?
Desde o início do ano de 2023, o eSocial vem passando por algumas mudanças. Por exemplo, as empresas que passaram por condenações definitivas feitas pela Justiça do Trabalho, devem informar os dados relacionados ao sistema.
Além disso, é preciso informar todos os dados sobre eventuais acordos feitos com os ex-colaboradores, concluídos na Justiça do Trabalho. O mesmo vale para as ações e acordos feitos pelas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e pelos Núcleos Intersindicais (Ninter).
Outra mudança é que, desde dezembro de 2022, a forma de fazer login no eSocial vem sendo por meio de uma conta no Gov.br, nível prata ou ouro. O código de acesso foi descontinuado.
Para tornar o envio dos eventos ainda mais simples, o sistema também passou por uma reformulação no layout, que retirou cerca de 30% dos campos e eventos. Assim, o usuário tem menos burocracia ao preencher seus dados na nova versão.
Também passou a ser exigida, obrigatoriamente, a DCTFWeb, em casos de confissão de dívida previdenciária e contribuições sociais devidas. Agora, ela substitui a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), diminuindo a burocracia. Além disso, os eventos que não são tributáveis não precisam mais ser enviados pela DCTFWeb.
Quais são as vantagens de usar o eSocial?
Apesar de ser obrigatório, o eSocial tem caráter inovativo, agregando grande valor as empresas. Isso porque ele simplifica os registros dos dados de um profissional, mantendo as informações atualizadas e úteis para quem quer que precise usá-las.
Isso ajuda a tramitar documentações mais precisas, arrecadar impostos da forma certa, minimizar os problemas na Justiça do Trabalho e assim por diante. Se, por um lado, o eSocial aumenta a integridade da empresa, de outro, garante os direitos dos trabalhadores.
Embora a adaptação ao sistema possa ser um pouco difícil no começo, essa solução oferece vantagens significativas a longo do tempo, evitando uma série de retrabalhos para o Departamento Pessoal. Sem precisar se dedicar a tarefas repetitivas e na gestão manual de dados, as equipes podem se tornar mais estratégicas e menos operacionais.
Além disso, a implementação do eSocial fomenta o uso de:
- Certificado digital, com arquivo eletrônico que une todas as informações relevantes em documentos pontuais
- Folha de pagamento digital, com cálculos automatizados e menos trabalho manual para os DPs
- Atualização das alterações de salário no sistema em até um dia depois da mudança acontecer
- Manutenção prévia do cadastro de profissionais em caso de admissão e demissão, sendo o prazo de 30 dias antes para o primeiro caso e 10 para o segundo
- Exames, laudos e demais documentos referentes à saúde e segurança do trabalhador também constam no sistema
- Dados de jornada de trabalho, carga horária e informações do colaborador também se mantêm atualizados
Como pode ser observado, trata-se não somente da adoção de um sistema, mas de uma mudança estrutural na cultura das empresas, que tornam suas informações mais integradas, unificadas e, é claro, digitais. Isso é positivo para a gestão do negócio, para as equipes e até mesmo para o governo.
A ideia central da criação do eSocial é promover uma plataforma de comunicação sobre as informações trabalhistas, tudo de forma clara e simplificada. Com isso, os empregadores não precisam mais se envolver durante dias com excesso de burocracia nem deslocamento. Tudo pode ser resolvido de maneira 100% digital.
Gostou do conteúdo? Então continue acompanhando nosso blog Hire Now Company®!
