3 tipos de feedback e como usá-los na sua empresa

Sem que a gente perceba, damos e recebemos feedback a todo o tempo. Ele acontece quando fazemos uma crítica ou damos uma sugestão para um parente, um amigo, ou até mesmo para uma pessoa desconhecida, como o vendedor de uma loja quando fazemos algum tipo de compra. Chamamos esse feedback de informal, onde expressamos a nossa opinião, seja negativa ou positiva, mas sem a certeza que ações serão tomadas para mudanças ou melhorias. Entretanto, esse não é o único tipo.

Nas empresas, esse processo é diferente. O feedback é tratado como uma ferramenta de melhoria e mudança. Seja o feedback positivo, negativo ou espontâneo, todos devem ser fornecidos de maneira formal para que alcancem o efeito esperado.

Conheça agora os tipos de feedback do mundo empresarial:

Feedback Positivo

Exemplo de Feedback Positivo:

Reunir toda a equipe responsável pela entrega de um projeto antes do prazo previsto e dentro dos padrões de qualidade exigidos e parabenizar o trabalho que foi feito, ressaltando os pontos positivos que fez com que eles alcançassem o resultado para a empresa.

Mesmo o feedback tendo sido fornecido em grupo, o resultado é sentido individualmente. Cada um fez a sua parte para alcançar o objetivo, e isso permite que o reconhecimento profissional seja pessoal e inspire o colaborador a melhorar cada vez mais.

Como dar um Feedback Positivo?

Mesmo sendo mais fácil, alguns cuidados tem que ser tomados ao fornecer um feedback positivo. Abaixo, algumas dicas:

• Sempre informe que você vai dar um feedback. Dessa forma, a pessoa ou a equipe estará preparada emocionalmente para recebê-lo;
• Seja específico no assunto que você fará o elogio, e não generalize todas as ações de quem está recebendo o feedback;
• Utilize dados claros e objetivos como datas, locais e situações para que, quem está recebendo o feedback, saiba exatamente o motivo;
• O feedback para dar os parabéns por um trabalho bem feito também pode ser dado por e-mail. Pode ser menos afetivo, mas causa o mesmo efeito;
• Se levarmos em consideração que um feedback positivo é um presente, recebê-lo em público é muito melhor. Mas, atenção: isso deve ser feito sem que outros membros da equipe fiquem desmotivados.

Feedback Negativo

Exemplo de feedback negativo:

Visualize o mesmo exemplo anterior mas, dessa vez, imagine que a equipe não entregou o projeto no prazo e não manteve a qualidade que a empresa esperava. Assim, é bom redobrar o cuidado, visto que elogiar é muito mais fácil que criticar.

É essencial não apontar culpados, mas sim fazer com que o grupo se expresse, entendendo que o resultado não foi positivo por atitudes erradas que foram tomadas, distribuição de tarefas equivocadas, entre outras questões que tenham sido observadas. Para que as soluções sejam encontradas de forma a garantir o sucesso do próximo projeto, é importante definir ações de melhoria, ou seja, definir pontos claros que devem ser trabalhados individualmente e fazer um acompanhamento, com feedbacks constantes em prol do desenvolvimento positivo.

Como dar um Feedback Negativo?

Na hora de dar um feedback negativo, priorize ser construtivo, evitando termos, frases ou palavras que possam ser mal interpretadas. Confira mais dicas a seguir:

Como e quando fazer ?

• Previamente, informe que você vai dar um feedback. Dessa forma a pessoa estará preparada emocionalmente, e também mais receptiva, para receber críticas caso seja essa a necessidade;
• Ninguém gosta de ser criticado na frente dos outros, então, forneça o feedback negativo em um local que esteja vazio, onde a pessoa se sinta confortável. Uma sala de reunião, por exemplo, é uma boa opção;
• Não chame o colaborador para conversar no mesmo momento em que um fato negativo e grave ocorrer, pois você estará irritado. É preciso se acalmar, relaxar, e só depois conversar. Dessa forma, o seu estado emocional não afetará o feedback que você vai passar. O ideal é esperar, pelo menos, 2 horas, e não deixar ultrapassar 2 dias desde o ocorrido para que não caia no esquecimento;

Como falar e o que não falar?

• Não use frases como “você sempre faz assim”, “de novo você fez isso” ou “você nunca…”, pois não vão agregar de forma positiva a quem está recebendo o feedback;
• Seja direto no que for falar, evitando a palavra “mas”. Se você quer dar um feedback negativo porque o colaborador tem o costume de chegar atrasado, por exemplo, não é aconselhável elogiar para depois criticar. Nesse caso, não é aconselhável um argumento como: “Você foi muito bom no projeto, mas chegou atrasado várias vezes”. O ideal seria: “Você chegou atrasado X vezes (seja sempre específico) durante a fase de implantação do projeto, o que está acontecendo?”;
• Não grite ou use palavras fortes, que podem machucar emocionalmente quem está recebendo o feedback. Tenha consciência de termos como “horrível”, “ridículo”, e similares. Não transforme em destrutível um feedback que deve ser construtivo;
• Controle o tom da sua voz durante a conversa, pois quem está recebendo o Feedback pode ter uma interpretação diferente do que você realmente quer passar.
• Nunca leve o assunto para o lado pessoal usando frases como essas: “Como você pode fazer isso comigo?” e “eu nunca esperaria isso de você”.
• Frases não específicas que generalizam o comportamento do colaborador também não devem ser usadas no momento do feedback, como essa: “Esse seu jeito de fazer as coisas…”;
• Quando for dar o feedback, forneça dados como data, local e horário do fato ocorrido. Isso ajudará no entendimento de quem está recebendo o feedback;
• Quando a situação que motiva o feedback negativo for recorrente, anote antecipadamente todas as vezes que o fato, ou os fatos, ocorreram, antes de iniciar a conversa.

Feedback Espontâneo

Exemplo de Feedback Espontâneo:

Se, em uma reunião de equipe, alguém sugeriu uma solução que não condiz com as normas da empresa, ou fez um comentário sobre um assunto sem saber que outra pessoa da equipe está passando pela mesma situação, o feedback deve ser imediato com o propósito de educar o colaborador em determinada conduta da organização. Nesses casos, não exponha ou constranja a pessoa. O feedback só é feito no mesmo momento, e de forma sucinta e respeitosa, para contornar a situação, e não para incitar uma discussão ou lição. Após o ocorrido, é possível iniciar uma conversa em formato 1:1, somente com o funcionário, para maior direcionamento.

Como dar um Feedback Espontâneo?

• Esse tipo de feedback deve ser dado em erros ocasionais, quando ocorre uma situação inesperada, como os exemplos mencionados acima, sem que a pessoa tenha noção de ter feito algo errado. Nesses casos, o feedback deve ser direto e relatar o que foi dito, ressaltando que ainda que não tenha malícia, o assunto não deveria ter sido mencionado pelas razões A, B ou C (Lembre-se: especificar é sempre importante);
• Caso o feedback não possa ser dado pessoalmente, e-mail ou telefone também são canais válidos, com os mesmos cuidados necessários caso fosse dado pessoalmente.

Avaliações de desempenho como oportunidade de feedback

As avaliações de desempenho, implantadas na maioria das empresas, representam uma forma muito eficaz de medir a performance e a produtividade dos colaboradores através de feedbacks periódicos. Elas possibilitam a definição de pontos de melhorias com acompanhamento, onde gestor e colaborador têm metas estabelecidas de onde querem chegar e a forma de alcançá-las, estipulando prazos para cada ação.

No momento de formalizar o processo da avaliação de desempenho, ambos estão preparados para dar e receber feedback, positivo e negativo, pois houve um acompanhamento. Assim, ninguém é pego de surpresa por receber uma avaliação abaixo da média esperada pela empresa, seja pelo seu desempenho ou pelo seu comportamento.

Entretanto, os gestores não devem, de forma alguma, esperar o dia determinado pela empresa para fornecer feedbacks necessários aos seus colaboradores. Esse processo tem que ser constante. A eficácia do feedback é melhor aproveitada quando ele é preventivo, ou seja, aplicado no momento certo, de forma a eliminar problemas que se tornariam mais críticos.

O feedback como troca positiva

É importante lembrar, também, que o feedback não é uma via de mão única, e sim de mão dupla. Quem fornece e quem recebe o feedback, seja positivo ou negativo, deve entender que o objetivo principal é o crescimento profissional, visando também o crescimento da empresa, que espera que seus colaboradores estejam preparados para assumir mais responsabilidades, alcançar as metas estabelecidas e cumprir prazos.

Acima de tudo, feedbacks não podem ser considerados como uma punição, muito pelo contrário. Eles devem ser considerados como presentes. As críticas não são pessoais, mas sim dados e informações profissionais que foram colhidos durante um período de tempo e repassados no momento do feedback, indicando o que o colaborador precisa fazer para melhorar seu desempenho e sua performance no trabalho.

Assim como um presente, agradeça pelos feedbacks que recebe e os aplique para sua melhoria. Da mesma forma, para gestores, é importante utilizar o momento para se conectar aos colaboradores pelos quais são responsáveis e demonstrar empatia, maturidade e cooperação.