A garantia da privacidade dos funcionários é uma grande preocupação das empresas, principalmente depois da edição de algumas das leis que tratam sobre a proteção de informações pessoais. Os dados dos funcionários coletados e armazenados pela empresa precisam de atenção especial, sendo crucial que as organizações estejam em conformidade com as legislações atualizadas pertinentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia. Neste artigo, teremos uma visão geral dessas leis e forneceremos orientações sobre como as empresas podem (e devem) garantir que os dados sensíveis de seus colaboradores sejam protegidos.
Legislação brasileira
No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em agosto de 2020, prevendo regras para o tratamento de dados pessoais, incluindo os dados de funcionários, e tem o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade, conforme seu artigo primeiro. Para estar de acordo com a legislação as empresas devem obter o consentimento dos funcionários para coletar e processar seus dados, além de informá-los corretamente sobre como esses dados serão utilizados, não podendo destinar as informações para outro fim que não o acordado. Também é importante garantir que o acesso aos dados seja restrito a pessoas autorizadas, e que medidas de segurança sejam implementadas para evitar violações e desvios de informações pessoais.
Legislação europeia
Na União Europeia existe uma Lei semelhante, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), que é aplicável a todos que processam dados pessoais de cidadãos da União Europeia, independentemente da localização geográfica. Assim, qualquer organização que lida com informações de funcionários cidadãos da UE precisa obter consentimento claro e informado, garantir a segurança e respeitar os direitos dos titulares dos dados, como o direito de acesso, correção e exclusão de dados pessoais.
A ANPD e a Aplicação da LGPD
Para garantir o respeito à legislação sobre o tema no Brasil, existe a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), entidade responsável por zelar pela aplicação da LGPD. Sua atuação assegura que as empresas cumpram com as diretrizes da lei, protegendo assim a privacidade dos funcionários. A ANPD atua como um órgão fiscalizador, verificando a adequação das práticas de proteção de dados das empresas e aplicando medidas corretivas em casos de não conformidade. Sua presença e atuação efetiva são fundamentais para garantir a segurança e o respeito aos direitos dos colaboradores.
Orientações para proteger os dados sensíveis de seus funcionários
É importante que a empresa:
- Invista em conscientização e treinamento das equipes, fornecendo treinamento regular aos funcionários sobre a importância da proteção de dados, suas responsabilidades e os direitos dos funcionários de acordo com as Leis de Proteção de Dados. Isso ajudará a criar uma cultura de privacidade dentro da empresa.
- Avalie riscos e implemente políticas de segurança, realizando uma avaliação detalhada dos riscos de segurança e implementando políticas e medidas adequadas para proteger os dados dos funcionários. Isso pode incluir o uso de criptografia, firewalls, autenticação de dois fatores, monitoramento de rede e restrição de acesso aos dados sensíveis.
- Garanta o consentimento claro e informado. Ao coletar dados pessoais de funcionários, informe claramente a finalidade da coleta e obtenha consentimento explícito, dando a opção de retirar a permissão de uso a qualquer momento, conforme exigido pelas Leis.
- Tenha cautela com o armazenamento, compartilhamento e retenção de dados. Para isso, armazene os dados pessoais dos funcionários de forma segura e apenas pelo tempo necessário. Defina prazos de retenção e implemente procedimentos para a exclusão dos dados após o término da relação de trabalho. Ao compartilhar os dados dos funcionários com terceiros, verifique se há acordos de confidencialidade.
Benefícios para as empresas que respeitam a legislação
Quando as empresas seguem as leis, especialmente aquelas relacionadas à proteção de dados, elas podem colher diversos benefícios significativos. Entre eles, estão:
- Reputação e confiança: Empresas que demonstram conformidade legal transmitem confiança aos seus clientes, parceiros e funcionários. Isso ajuda a construir uma reputação positiva no mercado, fortalecendo a marca e atraindo novos clientes.
- Redução de riscos legais e financeiros: O cumprimento das leis evita multas, penalidades e litígios legais. Ao evitar violações, a empresa protege seus ativos financeiros e evita custos desnecessários.
- Cultura corporativa fortalecida: O cumprimento das leis promove uma cultura corporativa de responsabilidade, ética e respeito aos direitos individuais, o que pode atrair e reter talentos.
- Proteção de dados dos funcionários e clientes: O respeito à privacidade dos funcionários e clientes fortalece o relacionamento com eles, tornando-os mais propensos a compartilhar informações confidenciais e pessoais.
- Acesso a novos mercados: Muitos mercados internacionais exigem conformidade com leis específicas. Empresas que seguem as regulamentações têm mais oportunidades de expansão para outros países.
- Melhoria na gestão de dados: O cumprimento das leis de proteção de dados exige uma gestão mais cuidadosa e estruturada das informações, o que pode aumentar a eficiência operacional e reduzir riscos de vazamentos ou perdas de dados.
A proteção da privacidade dos funcionários é uma questão essencial para as empresas que desejam agir de acordo com a legislação e construir uma relação de confiança com seus colaboradores. A LGPD no Brasil e o GDPR na União Europeia estabelecem diretrizes claras para o tratamento de dados pessoais, e seguir essas leis é uma responsabilidade que não pode ser negligenciada. Investir em conscientização, implementar políticas de segurança adequadas e garantir o consentimento informado são medidas fundamentais para assegurar a proteção dos dados sensíveis dos funcionários.
