Empresas que desejam se manter competitivas em seu mercado e conquistar a confiança dos clientes precisam ter algumas prioridades em mente: eficiência e qualidade do serviço. No entanto, acompanhar o ritmo do comportamento e consumo dos usuários exige foco em inovação dos serviços e utilização dos recursos adequados.
Quando as mudanças não são planejadas e estruturadas, as companhias correm o risco de perderem dinheiro, tempo e não alcançarem o resultado esperado.
Considerando que o RH é um dos setores mais importantes para conduzir os times da empresa durante esse processo, cabe a essa equipe garantir a escolha da metodologia adequada para assegurar a qualidade desejada.
É nesse contexto que se destaca o ciclo PDCA, um dos modelos mais tradicionais e consolidados para nortear esse processo de transformação e inovação.
O que é o ciclo PDCA?
Trata-se de uma metodologia utilizada para a gestão de processos e projetos. O ciclo PDCA é baseado em quatro etapas, justamente aquelas que compõem a sigla.
Cada estágio tem sua importância para a execução de um plano completo de implementação e melhoria de atividades. Por isso, o PDCA é conhecido como um facilitador de melhorias contínuas, já que a análise de resultados e a eventual correção de erros são premissas fundamentais do método.
Origem do PDCA
A metodologia que conhecemos como PDCA surgiu nos Estados Unidos por volta dos anos 20, no entanto, foi popularizado por William Edwards Deming, um respeitado especialista em gestão da qualidade na década de 1950, quando ele ajudou empresas japonesas a aperfeiçoarem seus processos produtivos.
Graças aos seus criadores e aperfeiçoadores, o PDCA também é conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming.
As etapas do PDCA
Para que o ciclo de melhoria contínua se complete, suas quatro etapas devem atuar de forma integrada, desempenhando um papel essencial na conquista dos resultados desejados.
A seguir, veja como cada fase do ciclo é aplicada e qual a sua importância.
P (Plan)
A etapa de planejamento é o momento em que muitas análises são realizadas para que as metas sejam traçadas e o plano de ação seja proposto. Espera-se que, nesta etapa, também seja identificada a causa raiz dos problemas, para que o plano de correção possa ser desenvolvido em seguida.
As diretrizes do planejamento são as que vão nortear todas as etapas seguintes do PDCA.
D (Do)
Depois de definir a rota de ação, o objetivo a ser alcançado e os KPIs que indicam o sucesso do planejamento, é hora de colocar tudo em prática.
A etapa de fazer consiste, literalmente, em seguir os planos de ação traçados na fase anterior.
C (Check)
Assim como acontece em outras metodologias de gestão, como o Scrum, a etapa de revisão de entregas é fundamental.
É neste momento que se faz uma verdadeira retrospectiva da implementação realizada nas etapas anteriores, e são avaliadas as dificuldades encontradas durante o plano de ação, se as metas foram alcançadas e quais empecilhos surgiram no meio do caminho.
A (Act)
A partir da revisão realizada na fase anterior, melhorias podem ser aplicadas para um próximo ciclo de projeto. É aí que entra a última fase do modelo PDCA: a de agir para colocar os aprimoramentos necessários em curso.
Com isso, percebe-se que o PDCA não é pautado em uma linha de execução com início, meio e fim, mas sim em um processo de revisão e aprimoramentos constantes e, por isso, é tão recomendado para processos de melhoria contínua.
Aplicando o PDCA no RH
Como o ciclo PDCA pode ser aplicado na rotina do RH? Descubra de que forma essa metodologia contribui para identificar falhas e impulsionar melhorias nos processos da área.
Recrutamento e Seleção
A partir da análise das necessidades da empresa e do perfil ideal para a vaga, o PDCA auxilia na definição das melhores abordagens para atrair talentos, na execução das etapas seletivas e na avaliação contínua dos resultados.
Caso ajustes sejam necessários, a metodologia permite revisões rápidas para otimizar cada fase e garantir contratações mais assertivas.
Onboarding
A adoção do ciclo PDCA no onboarding ajuda a aprimorar a experiência dos novos colaboradores.
Com base nos desafios enfrentados por recém-contratados, o método pode ser utilizado para estruturar um processo de integração mais eficiente, definir melhorias contínuas e corrigir eventuais falhas no acolhimento e na adaptação à cultura organizacional. Dessa forma, é possível garantir um início mais produtivo e engajador para os profissionais.
Treinamento
A aplicação do ciclo PDCA pode ser combinada à análise das metas e performance do time. Quando identificadas as lacunas de conhecimento e competências, o ciclo auxilia na definição dos conteúdos prioritários, na implementação das ações formativas e na avaliação dos impactos.
Se os resultados não forem os esperados, ajustes podem ser realizados para melhorar a abordagem e otimizar a aprendizagem.
Desenvolvimento de pessoas
O ciclo PDCA é um bom aliado para potencializar os resultados de outras estratégias de desenvolvimento de equipe, como o PDI.
A partir das oportunidades de melhoria identificadas no plano de desenvolvimento individual, o PDCA pode ser aplicado para definir quais mudanças são prioritárias, como traçar a rota para alcançá-las e fazer as correções necessárias caso algum percurso no caminho dificulte essa implementação.
Benefícios do PDCA para o RH
A aplicação da metodologia PDCA visa melhorar os resultados e a qualidade dos entregáveis de um time.
No entanto, vale a pena destacar outros benefícios mais qualitativos que também podem ser alcançados:
- Melhorias contínuas: a empresa cria a rotina de realizar análises constantes e recorrentes das suas entregas, mantendo sua competitividade frente ao seu mercado;
- Cultura de inovação e colaboração: o trabalho em equipe, comumente realizado durante o PDCA, é um catalisador de abordagens criativas;
- Desenvolvimento da equipe: os colaboradores são mais bem direcionados para buscarem as mudanças que vão trazer benefícios para seus trabalhos e suas carreiras;
- Dados confiáveis: o processo de revisão e análise dos planos de ação produz dados mais consolidados sobre o que precisa ser atualizado para que melhores resultados sejam alcançados nos próximos ciclos;
- Melhoria da eficiência: os colaboradores desenvolvem técnicas de trabalho que ajudam a reduzir erros e retrabalhos. Além de potencializar os resultados do serviço da empresa, esse impacto positivo pode se estender ao nível de satisfação dos funcionários.
Passo a passo para aplicar o PDCA no RH
Para saber como implementar a metodologia adequadamente e planejar seus entregáveis, recomenda-se entender quais são as expectativas em cada etapa do ciclo.
Plan:
- Identificar a causa-raiz dos problemas da equipe;
- Coletar dados que fundamentem a necessidade de melhoria;
- Definir o objetivo a ser alcançado;
- Criar o plano de ação para alcançar os objetivos e evitar os problemas identificados anteriormente.
Do:
- Executar o plano de ação proposto na etapa anterior;
- Registrar erros e gargalos para análise na próxima fase.
Check:
- Monitorar e avaliar os resultados do plano executado na segunda etapa;
- Medir a eficácia da solução implementada;
- Analisar se o problema principal mapeado na primeira etapa foi resolvido.
Act:
- Caso a implementação tenha sido um sucesso, o plano de ação pode ser padronizado oficialmente na equipe;
- Se o objetivo proposto na primeira fase não foi alcançado, será preciso realizar uma revisão completa do processo;
- Revisar os achados das etapas de Do e Check, investigar como contornar os gargalos identificados e propor um novo plano de ação. Dessa forma, o ciclo PDCA recomeça, com as adaptações necessárias.
Cuidados na implementação do PDCA
Tendo a teoria consolidada, surge a dúvida de como aplicar o PDCA dentro dos times de RH. Caso se trate da primeira experiência executando esse método, recomenda-se começar pequeno, faça um teste antes de implementar o ciclo completo dentro da empresa.
Na prática, isso significa escolher um projeto de menor porte ou um número reduzido de pessoas para participarem do teste. Elas serão responsáveis por colocar o PDCA em prática em um empreendimento de pequeno impacto. No decorrer do projeto, o RH será responsável por acompanhar de perto os desafios encontrados.
Ao final das quatro etapas, quando as fases de revisão (check) e correção (act) estiverem finalizadas, o time de Recursos Humanos estará mais qualificado para executar o modelo PDCA de forma mais escalável na empresa ou dentro do seu próprio time.
O impacto do PDCA na cultura organizacional
A aplicação do PDCA não impacta apenas a eficiência da equipe e da empresa. A implementação adequada dessa metodologia fortalece a cultura organizacional ao criar um ambiente mais estruturado, ágil e inovador.
Por estimular a melhoria contínua, o ciclo PDCA promove processos mais eficientes e alinhados aos objetivos estratégicos da organização.
No entanto, para que essa mentalidade seja, de fato, incorporada à cultura e ao modo de trabalho da companhia, as lideranças de RH desempenham um papel fundamental, cabendo a elas incentivarem a disseminação das práticas, promovendo engajamento, aprendizado contínuo e adaptação ágil às mudanças.
No longo prazo, espera-se que a empresa se torne mais competitiva e opere de forma mais sustentável.
PDCA: aliado do trabalho estratégico do RH
Qualquer equipe que se preocupe com metas e eficiência se beneficia da aplicação adequada do ciclo PDCA.
A ideia de planejar, implementar, medir e revisar parece simples, mas exige muita atenção aos dados e conhecimento dos processos para garantir o sucesso esperado. Além da colaboração da equipe, é fundamental conhecer a realidade de cada time para que o plano de ação seja personalizado e coerente com as capacidades internas da empresa.
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